中小学校物品采购管理制度（2026年修订）
为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障学校教育教学工作顺利开展，根据《中华人民共和国政府采购法》及上级有关规定，结合学校实际，制定本制度。
第一章
总则
第一条
本制度适用于学校使用财政性资金和自有资金采购货物、工程和服务的行为。货物包括办公用品、教学设备、后勤物资、图书资料等；工程包括基建维修、装饰装修、设施改造等；服务包括物业管理、安保服务、信息化运维等。
第二条
学校采购遵循以下原则：公开透明，公平竞争；厉行节约，注重实效；规范程序，依法合规；集中采购与分散采购相结合。
第三条
学校采购实行预算管理。未列入年度预算的采购项目原则上不予安排，确因工作需要的，须按程序报批后方可实施。
第二章
组织机构与职责
第四条
学校成立采购工作领导小组，组成如下：组长由校长担任，副组长由分管后勤副校长、纪检负责人担任，成员由总务处主任、财务室主任、工会代表、教师代表组成。
第五条
采购工作领导小组职责：审定学校年度采购计划；审批重大采购项目；监督采购过程；处理采购争议和投诉；研究决定采购工作中的重大事项。
第六条
总务处为采购执行部门，职责：编制采购计划；组织实施采购活动；签订采购合同；组织验收入库；管理采购档案。
第七条
财务室为采购管理部门，职责：审核采购预算；办理资金支付；监督采购资金使用；参与采购验收。
第八条
使用部门职责：提出采购需求申请；参与采购论证和验收；负责采购物品的使用和保管。
第九条
纪检监察负责采购全过程监督，参与重要采购项目的评审和验收，受理采购投诉举报。
第三章
采购方式与审批权限
第十条
学校采购分为政府集中采购和学校自行采购两类。凡列入政府集中采购目录或达到政府采购限额标准的项目，必须按政府采购程序执行；目录外且限额标准以下的项目，由学校按本制度自行组织采购。
第十一条
学校自行采购按金额实行分级管理：
（一）【500】元以下的零星采购，由使用部门提出申请，总务处审核后直接采购，事后报分管副校长备案。
（二）【500】元以上至【2000】元以下的采购，由使用部门提出申请，总务处审核，分管副校长审批后实施采购。
（三）【2000】元以上至【5000】元以下的采购，由使用部门提出申请，总务处审核并进行市场询价（不少于三家），分管副校长审核，校长审批后实施采购。
（四）【5000】元以上至【10000】元以下的采购，由使用部门提出申请，总务处组织询价比价（不少于三家并形成书面比价记录），经分管副校长审核、校长审批后，由采购工作领导小组集体研究确定供应商。
（五）【10000】元以上至政府采购限额标准以下的采购，须提交校务会或行政会研究，采用竞争性谈判或邀请招标方式进行，纪检全程参与监督。
（六）达到政府采购限额标准的项目，按政府采购相关规定执行。
第十二条
紧急采购处理。遇突发事件或紧急情况确需立即采购的，可先电话请示分管领导同意后实施采购，事后三个工作日内补齐审批手续并说明紧急采购原因。
第十三条
单一来源采购。因技术原因或专利保护等确需指定品牌或供应商的，申请部门须提交书面说明，经采购工作领导小组审核同意后方可实施。
第四章
采购程序
第十四条
采购申请。使用部门根据工作需要填写《物品采购申请单》，内容包括：申请部门、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途说明、需求时间、申请人签名等。
第十五条
审核审批。采购申请按本制度第十一条规定的权限逐级审批。总务处应审核采购必要性、预算安排情况、是否重复采购等；财务室应审核预算额度和资金来源。
第十六条
询价比价。采购金额在【2000】元以上的项目，总务处应进行市场调查，向具备资质的供应商询价。询价应获取书面报价单，内容包括供应商名称、产品规格、单价、总价、交货时间、质保期限、联系方式等。同等条件下，优先选择质优价廉、售后服务好的供应商。
第十七条
采购实施。采购人员根据审批结果组织采购。通过政府采购平台采购的，按平台规定操作；自行采购的，应索取正规发票和产品合格证明。采购人员不得擅自变更采购内容、数量和供应商。
第十八条
合同签订。单次采购金额在【5000】元以上或涉及安装调试、分期供货、质量保证等情形的，应签订书面采购合同。合同应明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式、质保期限、违约责任等条款。合同由总务处起草，经财务室审核、分管副校长复核后，报校长签批。
第十九条
验收入库。采购物品到货后，由总务处组织验收，使用部门、财务室派员参与。验收内容包括：品名、规格、数量、质量是否与采购要求一致，包装是否完好，随机资料是否齐全等。验收合格的，填写《物品验收入库单》，办理入库手续；验收不合格的，由总务处负责与供应商协商退换货事宜。固定资产类物品还应办理资产登记手续。
第二十条
付款结算。验收合格并完成入库手续后，由总务处整理采购申请单、审批单、合同、验收单、发票等资料，报财务室审核后办理付款。付款方式按合同约定执行，原则上采用转账支付。
第五章
监督管理
第二十一条
实行不相容岗位分离。采购申请与审批、采购执行与验收、验收与付款应由不同人员负责，形成相互制约机制。
第二十二条
实行采购公示。单次采购金额在【5000】元以上的项目，采购结果应在校内公示，公示期不少于三个工作日，接受教职工监督。
第二十三条
实行档案管理。采购档案包括采购申请、审批文件、询价记录、合同文本、验收记录、付款凭证等，由总务处负责整理归档，保管期限不少于十五年。
第二十四条
实行定期检查。学校每学年对采购工作进行一次自查，重点检查采购程序执行、资金使用、档案管理等情况，发现问题及时整改。
第二十五条
建立供应商管理制度。对合作供应商的资质、信誉、产品质量、售后服务等进行评价记录，对存在违约行为或产品质量问题的供应商，列入黑名单，不再与其发生采购业务。
第六章
责任追究
第二十六条
采购工作人员有下列行为之一的，视情节轻重给予批评教育、通报批评、年度考核降等处理；造成经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理：
（一）未按规定程序擅自采购的；
（二）擅自变更采购内容、数量或供应商的；
（三）与供应商串通损害学校利益的； （四）收受供应商财物或其他利益的；
（五）验收把关不严造成损失的； （六）伪造、变造采购资料的；
（七）其他违反本制度规定的行为。
第七章
附则
第二十七条
本制度中【】标注的金额，学校可根据实际情况和上级规定进行调整。
第二十八条
本制度由学校采购工作领导小组负责解释。
第二十九条
本制度自发布之日起施行，原有相关规定同时废止。