学校政府采购内部控制管理制度（2025.12修订）
第一章
总则
第一条
为进一步贯彻落实国家、省市区关于政府采购工作的有关规定和管理要求，切实加强财政性资金的使用规范性和透明度，提高政府采购内部监管水平，防范采购环节风险，结合我校在日常采购管理中出现的问题及运行实际情况，特制定本制度，适用于我校所有财政性采购活动。
第二条
凡我校使用财政性资金进行的货物、工程、服务等采购活动（包含列入政府采购目录，或达到采购限额标准的项目），均应纳入本内部控制管理制度的范畴，实行统一规范管理。未列入集中政府采购但达规定限额的项目，同样纳入全过程管理，不得以项目分拆等方式规避政府采购规定。
第三条
本制度所涉及的“财政性资金”，指纳入学校预算统一管理、由财政部门或教育主管部门下达的各类专项、补助和统筹经费等。其采购范围包括但不限于：教学设施设备类、信息化建设类、后勤保障类、基建维修类、服务外包类等项目。
第四条
我校政府采购工作必须遵循以下基本原则：
依法依规，公开透明；
公平竞争，诚实守信；
科学论证、实事求是；
合理预算，厉行节约；
权责明确、分工协作；
全过程监督、闭环管理。
第五条
政府采购管理应覆盖项目的全文流程，从采购立项、需求报批、方式选择，到合同签订、过程验收、后期归档、绩效评价等环节，均应实施清晰的节点管控和相应分级审批流程，不能出现审批模糊、流程跳过或事后补签等现象。
第六条
学校实行“统一领导、分类管理、分级审批、协同实施”的政府采购内控机制。由采购领导小组统一规划管理，日常工作由采购办公室负责组织执行，项目使用部门承担具体责任，财务审核部门进行预算与支付监督，纪检督查部门履行日常监督管理任务，形成相互关联、互为支撑的部门协作关系。
第七条
学校政府采购活动中，应坚持“谁申请、谁负责、谁使用、谁管理”的原则，未经批准立项的项目，不得擅自启动采购流程。已报批后因情况变化需调整预算、内容或方式的，应重新履行审批程序。
第二章
组织与岗位职责
第八条
学校设立“政府采购工作领导小组”（以下简称采购领导小组），是本校政府采购工作的最高集体研究决策组织，对本校所有政府采购活动的统筹管理、指导监督和重大事项决策负总责。
第九条
采购领导小组由校党政主要负责同志牵头，组长由校长担任，副组长由分管后勤与基建事务的副校长、分管财务的副校长担任。成员包括教务处、总务处、办公室、财务室、纪检监督部门及相关业务使用科室负责人。
第十条
采购领导小组主要职责包括但不限于以下几项：
组织学习并落实上级关于政府采购工作的方针政策、法规制度；
审议并批准学校年度政府采购预算、采购项目清册、集中采购清单等；
审定重大采购项目的立项申请，并决定其采购方式（如公开招标、竞争性磋商、单一来源等）；
监督整个采购过程合规运行，对出现的争议问题或质疑投诉组织复核处理；
审查合同金额较大（原则上50万元及以上项目）的合同文本和供应商资质；
对采购活动中的违规违纪行为提出追责建议，全流程记录并报告重要事项。
第十一条
采购领导小组下设“采购办公室”（以下简称采购办），作为该小组的执行机构和日常工作部门，原则上设在总务处，负责组织实施本校全部政府采购项目的具体事务。
第十二条
采购办公室设主任1人，由总务处主任兼任，下设采购内控专员、材料整理人员及系统操作人员，一般由熟悉财务、设备、资产或物业工作的人员兼职。若条件允许，可适当配置专职人员。
第十三条
采购办公室职责范围较广，主要承担以下工作：
融合教务、学生发展、后勤、财务等多部门意见，结合预算制订年度采购计划；
牵头组织拟定采购需求、配置标准、技术参数，协调专业人员做好前期调研及市场比价；
办理项目采购备案、平台录入、需求论证、公开公示等流程手续；
组织实施采购过程（包括公告、询价、投标、评标等），编制评审纪要；
协调使用部门和财务，完成采购合同签署、供应商履约管理、物资验收入库、资产登记等；
中标结果应在校务公开栏或政采平台等信息渠道及时公示，不得隐瞒或迟报；
完善采购评估、绩效反馈、资料归档、档案存放、安全备份等后续管理工作；
负责供应商询问、质疑、投诉的初步意见反馈，并提交领导小组议定。
第十四条
各业务使用部门为采购项目的第一责任单位，应负责本部门项目的具体需求研判、技术支持、采购计划编制初稿、验收小组人员配置、使用效果反馈等。不得出现“只申请不参与”、事后推责的情况。
第十五条
财务室在采购管理中主要承担以下职能：
对采购额度在预算范围内进行复核，强化资金使用规范性；
把关采购项目经费预算科目、用途、金额的相符性；
审核采购前置手续，如备案表、会议纪要、合同文本等是否齐全；
监督项目支付条件的合规性，不得违反“手续不全不拨款”的资金管控原则；
参与拟订合同付款条款建议，避免一次性全额付款，降低项目风险；
第十六条
纪检、内部审计、督查办等单位组成监督保障体系，对政府采购工作全过程进行监督检查，侧重发现流程违规、虚构采购、规避招标、供应商围标串标等问题，对发现的问题进行限期整改或提出问责建议。
第三章
政府采购流程管理
第十七条
政府采购工作应依据“事前谋划、事中规范、事后管理”的流程导向进行，严把立项关、评审关、执行关、验收关和支付关，不得出现“先采购、后审批”等违规问题。
第十八条采购预算和计划编制
每年10月底前，由各部门根据工作实际需要和项目执行情况，提出下一年度采购需求初步清单，按要求填写《xx学校采购事项申报表》；
总务处牵头整理汇总，协调财务室审核，并结合预算总盘子拟定全年采购计划初稿；
报采购领导小组审定通过，由校长签字后形成正式年度采购预算及执行计划；
年度执行中如因上级临时专项、政策变化、突发维修等情况确需新增项目的，需经部门填报，书面说明原因，经分管校长审核后提交采购领导小组备案审批。
第十九条采购项目立项管理
无论项目金额大小，各项采购项目必须先履行立项程序方可启动；
立项材料附件至少应包括：采购申请表、预算说明、使用说明、市场调研对比表（若有）、初步采购方式建议等；
立项资料不全、经费预算不明、技术参数有分歧、使用科未明确责任人的，不予通过；
立项审签表应留痕校长、分管领导、总务处、财务室、纪检等审批结果。
第二十条采购方式确定原则
一般性项目按《政府采购法》规定的采购金额限额进行方式选择，项目金额10万元以上的原则上采用公开招标或竞争性磋商，10万元以下可选择询价或其他简易方式；
属于必须通过市级或区级第三方平台统一采购的项目，如办公用纸、计算机、服务器、防疫物资、宣传品等，必须登录指定采购管理系统进行申报；
符合“货物唯一来源”的特殊类目项目可按规定履行专家论证并申请采用单一来源方式采购，报区级财政审批文件后方可执行。
第二十一条采购实施操作规范
所有采购项目均由采购办统一组织实施，并安排纪检工作人员参加重大项目评审会议，确保程序正当合规；
采购公告须明确时间节点、评审方式、技术参数、递交规则及联系方式，不得设定排他性条件或暗示性品牌；
项目开标、评标过程全程留底，包括签到记录、评审打分表、评审汇总意见、最终中标书面报告等；
如出现有效供应商不足三家或其技术方案不符合，评审可建议流标并重新组织招标。
第二十二条合同签订与履行监管
中标结果确定后，由采购办牵头拟订采购合同（模板由市财政局统一提供或备案），财务室、项目部门共同会签，校长审批签字；
合同必须明确供货周期、质保年限、技术参数、验收标准、付款方式、违约责任等内容；
项目实施过程中若发生延期、质量问题、供货不全等情况，总务处负有跟进与协调责任，须及时记录并上报采购领导小组处理。
第二十三条验收管理流程
项目到货后，由使用部门提交验收申请，由采购办组织验收小组进行验收工作，不得“背靠背”随供即签；
验收小组至少应由采购办人员1人、使用部门2人、财务室1人组成，如涉及专业设备可邀请相关专业技术人员参与；
验收内容包括：实物与合同一致性、性能测试结果、安装调试情况、使用培训记录（如有）等，验收结果须形成书面纪要，附件含照片或影像资料；
验收不合格的，原则上不得办理付款手续；特殊情况由采购领导小组集体决定后方可处理。
第二十四条采购付款管理规定
采购付款由财务室执行，任何合同付款必须提供：合同原件、发票、验收报告、付款申请表、履约情况说明等材料；
严禁“先付款后供货” “先开发票后验收”等不合规行为；
原则上50万元以上项目可按合同约定分期付款，不得擅自提前支付全部款项。
第四章
风险控制与监督机制
第二十五条
学校将政府采购风险控制作为制度重点，依托分工制约、流程规范、痕迹留档等手段，努力做到采购行为合法、资金使用安全、责任追究明确。
第二十六条采购过程中的主要风险点
项目未履行立项程序或虚列项目内容；
招标参数"量身定制"、偏向特定供应商；
开标过程信息泄密、评委打分主观性强；
验收环节走形式、物资实物与票据不符；
合同签订内容与评标结果不一致；
同一项目被拆分多次以规避限额招标。
第二十七条
对采购各环节应明确责任主体：
各使用部门负有采购需求真实性、技术参数合规性、使用效益反馈等前后责任；
总务处为采购组织责任人，对项目推进、材料留痕承担主体责任；
财务室为资金支付和预算执行监督方，应严格审核和核对各类支付凭证；
纪检部门为采购活动的第三方监督力量，适时抽查采购流程，并受理举报事项。
第二十八条内部审计与年度检查机制
每学年结束前，学校纪检或督查办牵头组织一次政府采购制度执行情况自查和抽检工作；
抽查范围包括项目预算、平台申报、合同履约、发票归档、验收资料等款项和物据一致性；
对检查中发现的问题，由采购领导小组集体研究，提出处理建议，督促整改文件形成闭环归档。
第二十九条供应商管理
学校对频繁参与政府采购项目的供应商实行“注册建档、行为记录、表现评价”三位一体管理机制；
每年组织开展一次供应商诚信评价排名，对出现履约不力、投诉较多、服务质量恶劣的供应商纳入“黑名单”，2年内不得参与采购项目；
第三十条违规行为处理办法
所有采购项目参与人（含项目申报、资料审核、流程办理、验收付款等）出现下列行为之一，将按学校有关规定依规依纪进行处理：
（1）隐瞒、虚报数据，致使资料失真；
（2）扰乱采购程序，设卡设限，安排人情采购；
（3）参与或授意中标单位修改履约内容；
（4）利用职务便利收受礼品、回扣或其他不当利益；
（5）故意怠慢工作延误采购进程，使学校资金沉淀损失明显。
以上行为一经查实，将移交纪检和人事部门，视其情节给予通报、警告、记过、调离岗位等处分；数额较大的由上报区教育局和纪检监察机关依法处理。
第五章
信息公开与档案管理
第三十一条
信息公开是政府采购“阳光操作”的基本前提之一，凡需公开内容，均应在规定时间、规定渠道进行信息发布或公示，确保采购活动在阳光下运作，接受群众监督、社会监督和行政监督多方审查。
第三十二条
学校政府采购信息公开主要包括以下内容：
年度政府采购预算与采购计划（以汇总表或项目分类列表形式）；
各项采购项目的公告内容、中标（成交）结果、中标供应商及成交价格情况；
对拟采用单一来源方式采购的项目理由说明及专家论证意见；
项目合同履行过程中的重大调整情况，如延期、换供应商、变更条款等；
年度政府采购总结报告和绩效评价情况简述。
第三十三条
公开渠道包括但不限于：
市或区政府采购平台系统（如xx政采云或xx省政府采购电子交易平台）；
学校官网、办公信息栏、公告栏等校内信息公开平台；
教育局政务网或区级教育资源服务平台（如涉及市区级财政专项资金时）。
第三十四条
信息公开要做到及时、准确、规范，有些项目必须在评审结果确认后5个工作日内完成公开，中标公示不少于3天。延迟、遗漏、随意更改公示内容的，将追究相关责任人责任。
第三十五条
所有政府采购项目的完整材料必须建立“一项目一档案”制度。采购办为档案形成及归集责任单位，材料整理需做到内容完整、分类明确、标识清晰、存档有序。
第三十六条
档案保管应包括以下资料（至少但不限于）：
立项审批表、预算安排表、使用申请报告；
采购公告、评标现场记录、中标通知书、专家打分汇总表；
合同原件、采购验收报告、付款申请材料、发票影印件；
合规论证材料，如单一来源专家意见、市场调查材料等；
与项目相关的质疑、投诉、处理结果及整改意见；
项目电子登记信息截图存档（如政采平台已录入部分）。
第三十七条
档案保存时间不少于10年，对于建设性项目、大型设备等长期使用资产类资料应实行永久留档管理。任何人不得擅自抽调、遗失或销毁，确需调阅需办理签字手续并附借阅记录。
第三十八条
采购办有义务定期整理出档案缺漏清单，对年终或专项审计中发现材料缺失、签名不全、附件不合理等问题，应限期一个月内补齐，并报纪检部门备案。
第六章
附则
第三十九条
本制度作为学校内部政府采购管理工作的统一运行依据，自发布之日起执行，原202x版《政府采购办法（试行）》同时废止。
第四十条
本制度在执行过程中，如遇国家政策调整或上级部门出台最新办法，须据实进行修订补充，并视实际情况由采购领导小组讨论研究提出调整意见，经校长办公会通过后方可执行。
第四十一条
学校各单位、各岗位必须认真学习制度条文内容，在实际工作中严格按照流程执行，不得凭经验操作或认为“以前就这样”，要提高风险防范意识，加强制度刚性执行。
第四十二条
本制度由采购办公室牵头起草，总务处、财务室、办公室、纪检监督等共同会签，报校长审定，解释权归学校采购领导小组所有。必要时可邀请区财政部门工作人员或采购服务中心专家参与评审或修改建议工作。
附表1：《xx学校政府采购立项申请表》
项目名称
项目申报单位
项目负责人
联系电话
项目用途简要说明（含背景、必要性）
项目预计总金额（元）
拟采购方式
□公开招标 □竞争性磋商 □询价 □单一来源 □其他（注明）_________
项目是否属政府集中采购目录
□是 □否 如“否”，请说明理由：
项目前期调研情况或询价简述
经费来源
□预算内经费 □财政专项 □学校自筹 □其他____________
财务室意见
财务人员签名：___ 意见：
采购办意见
部门负责人签名：___ 办理日期：
主管校领导意见
分管校长签字：_______ 时间：_____
学校主要负责人审批意见
校长签名：__________ 时间：_____
附表2：《采购项目需求说明和参数确认单》
项目名称
使用部门
申报人
联系方式
拟采购物品/服务名称
数量/单位
预计单价（估算）
拟定技术参数及功能要求（可附页）
具体使用场景说明/服务用途说明
市场调研方式与简要结论（如供应商数量、品牌选择建议等）
使用部门负责人签名
参与论证人签名（不少于2人）
总务处审核意见
负责人签名：___ 日期：___
注：若技术参数可能涉及唯一品牌或对功能有排他性要求，须附详细说明及专业人员意见，并附照片或图文证明材料。
附表3：《政府采购评审会议签到与打分表》
项目名称：__________ 开评标时间：年__月__日 评审地点：________
序号
姓 名
工作单位
职务/职称
是否打分
签 到
打分意见备注
□是 □否
2
□是 □否
3
□是 □否
4
□是 □否
5
□是 □否
打分表另附汇总页，包括技术评分、报价评分、服务评分等维度，不同项目权重依据项目类型调整。纪检监督人员须在签到页单独签名标注：“监督到场”。
附表4：《采购项目验收记录》
项目名称
项目编号
（与采购立项编号保持一致）
验收时间
____年__月__日 供货完成日期：____年__月__日
供货单位
验收组织单位
□采购办 □使用科室 □资产管理人员 □财务室
组织验收人员名单
至少3人（含使用部门1人、总务处代表、财务人员）
资产类别
□设备类 □教材□服务 □基建项目 □其他：____________
验收数量
应收：_____实收：_____是否一致：□是 □否（说明原因）
实物检查情况
□完好 □轻微破损 □存在遗漏 □不符项（备注说明）
使用运行检测
□已通电运行 □安装完毕 □正常使用中 □暂未启用（说明原因）
验收结论
□验收合格 □基本合格（附整改清单） □不合格（需重新整改）
现场照片（截图）归档情况
□已附照片 □补拍中 □无图档
验收负责人签名
参与验收人签名
总务处负责人签名
附表5：《年度采购项目汇总台账》
序号
项目名称
使用单位
金额（元）
采购时间
采购方式
中标单位
验收结果
是否归档
备注
□是 □否
2
□是 □否
3
□是 □否
建议每季度由采购办更新一次电子版，年终确认无误后打印入档，并附“情况说明页”。
附表6：《供应商信息登记及诚信评价表》
供应商名称
法人代表
联系电话
座机：手机：
注册地址
税号/统一社会信用代码
经营范围
年度参与项目名称（可多项）
是否履约及时
□是 □部分延迟（说明）□严重逾期
服务质量评价
□优秀 □良好 □一般 □差
配合验收与整改情况
□主动积极 □较配合 □被动整改 □不配合
综合诚信评定（可填写分值）
______分 评定等级：□推荐 □谨慎使用 □不再合作
填表人（采购办）
日期：____年__月__日
纪检部门建议事项（如有）